E-Ticaret Firmaları için En İyi Muhasebe Programı Nasıl Seçilir?

Dün bildiklerimizin başına bugün e- koyduğumuz ve teknolojiye ayak uydurmaya çalıştığımız bir dönemden geçiyoruz. Bu dönüşüme alışveriş süreçleri de dahil oldu ve artık hem işletmeci hem de kullanıcı birbirlerini e-ticarette buldu. Biz de bu içerikte e-ticaret firmaları için en iyi muhasebe programı seçimi rehberi oluşturduk. En önemli özellikler, dikkat edilecek konular ve daha fazlası ile en iyisini bulabilirsiniz!

İnceleme tamamen gözlem ve deneyimlerime dayalı olup, ismi geçen platformlarla ticari bir iş birliği yapılmamıştır.

Muhasebe ve Ön Muhasebe Nedir?

Muhasebe bir işletmenin tüm gelir, gider, vergi ve diğer mali işlemlerinin kaydedilmesi, raporlanması ve analiz edilmesini sağlayan bir süreçtir. Bunun yanı sıra duyduğunuz bir diğer kavram olan ön muhasebe ise muhasebenin alt dalıdır. Bir işletmenin günlük düzeydeki mali işlemlerini yönetir.

E-Ticaret İşletmeleri için Muhasebe ve Ön Muhasebe Programları Hangi İşlemleri Kapsar?

E-ticaret için muhasebe ve ön muhasebe uygulamalarının başlıca özellikleri ve işlemleri şunlardır:

• E-fatura düzenleme ve kesme
• Stok ve envanter takibi
• Barkod
• Online tahsilat entegrasyonu
• Pazaryeri entegrasyonu
• Kargo süreçleri yönetimi
• Cari hesap yönetimi
• Gelir-gider takibi
• ERP entegrasyonu
• E-ticaret altyapı entegrasyonu
• E-mutakabat
• POS, banka ve kasa yönetimi
• e-Arşiv fatura desteği
• Çoklu para birimi desteği
• KDV, vergi ve tevkifat hesaplamaları
• İade ve değişim süreci yönetimi
• Toplu fatura kesimi
• Kampanya / indirim takibi
• Raporlama

Bir E-Ticaret Şirketi Muhasebe Programı Seçimi Yaparken Nelere Dikkat Etmeli?

En iyi muhasebe programını arayanların dikkat etmesi gerekenleri ortaya koyuyoruz. Ayrıca e-ticaret dünyasında yeni olanlar için de mümkün olduğunca detay paylaşmaya gayret ettik. Nihayetinde ortaya şöyle bir tablo çıktı:

Seçim Kriteri	İşlevi
1. Altyapı Türü	Firmanızın ölçeğine uygun altyapı (bulut, ERP, pazaryeri odaklı) iş süreçlerinizi verimli hale getirir.
2. Pazaryeri Entegrasyonu	Trendyol, Hepsiburada, Amazon gibi platformlarla entegrasyon sayesinde fatura ve sipariş işlemleri otomatikleşir.
3. E-Ticaret Altyapısı Uyumu	Shopify, Woocommerce, İkas gibi altyapılarla entegre çalışması, sipariş, iade ve stok yönetimini kolaylaştırır.
4. Paket ve Fiyatlandırma	İhtiyaç duyduğunuz özelliklerin hangi pakette sunulduğu ve e-fatura limitleri, gereksiz maliyetlerden kaçınmanızı sağlar.
5. Stok ve Envanter Yönetimi	Otomatik stok düşme, varyant takibi ve uyarı sistemleri sayesinde satış süreçleri hızlanır.
6. Raporlama Yetkinliği	Kâr-zarar, stok, cari hesap ve nakit akışı gibi finansal raporlar, karar alma süreçlerini güçlendirir.
7. Müşteri Desteği	Yardımcı bir destek hattı, işinizin aksamasını önler, zaman kaybını minimize eder.
8. Mobil Uygulama Desteği	Mobil uygİyi çalışan bir mobil uygulaması olması finansal verilerinizi hızlı ve kolay şekilde incelemenizi ve anlık müdahale etmenizi sağlar.
9. Ölçeklenebilirlik	Firmanızın büyüme durumunda paket yükseltme imkanı yoksa yeni bir sisteme geçiş operasyonel yük yaratır.
10. Kullanım Kolaylığı	Kolay kullanımlı bir arayüz ve kurulum gereksiniminin azlığı hata payını azaltır ve verimi artırır.

Peki hangi yazılımlar bunları en etkili şekilde karşılıyor? Hangisini seçmeli? E-ticaret işletmem için en iyisi hangisi? Buna yanıt arıyorsanız en iyi 10 muhasebe programını incelediğimiz içeriği okuyabilirsiniz!

Şimdi en iyi muhasebe programını seçerken bakmamız kriterleri ve nelere dikkat etmemiz gerektiğini inceleyelim.

1. Hangi Program Yapısı İhtiyaçlarınıza Daha Uygun?

E-ticaret firmanız için en iyi muhasebe programı seçimi, hedeflerinize ve ihtiyaçlarınıza en uyum sağlayanıdır. Bu programı bulmak için de farklı altyapı seçeneklerine göz atıp ne gibi ihtiyaçları karşıladığını belirteceğiz.

• Bulut tabanlı sistemler: Bu sistemler kurumlum gerektirmez ve internet baağlantısı olan her yerden erişilir. Ayrıca pek çok pazaryerine entegre olmaları ve kargo işlemleri gibi ön muhasebe işlerini otomatik ve kolay şekilde halleder. Özellikle de küçük ve orta ölçekli işletmeler için yeterli hizmet sunar. Ancak daha kapsamlı muhasebe gereksinimleri ve şirket özel çözümler konusunda yetersiz kalabilir.
• ERP tabanlı sistemler: Açıklaması ‘Enterprise Resource Planning’, yani kurumsal kaynak planlaması olan bu sistemler, muhasebe işlemleri yanı sıra üretüm takibi insan kaynakları yönetiminde de fayda sağlar. Ayrıca bazı ERP yazılımları bulut tabanlı olmasıyla da kolaylık sağlar.
• Pazar yeri entegre yazılımlar: Bu sistemler özellikle pazaryerlerine odaklanır. Farklı pazaryerlerine entegrasyon ve otomatik fatura kesme, kargo işlemleri gibi konularda kolaylık sağlar. Ancak müşteri yönetimi, insan kaynakları yönetimi ya da bütçe planlama gibi konularda yeterli hizmeti veremeyebilir.

Altyapı Türü	Öne Çıkan Özellikleri	Kimler için Uygun
Bulut Tabanlı	Her yerden erişim, hızlı kurulum, entegrasyonlar (Trendyol, Hepsiburada, Shopify, vs.)	Mikro ve küçük ölçekli e-ticaret firmaları, freelance satış yapan girişimciler
ERP Tabanlı Sistemler	Tek sistemde muhasebe + stok + sipariş + kargo + CRM yönetimi	Orta ölçekli ve hızla büyüyen e-ticaret firmaları
Pazar Yeri Entegre Yazılımlar (Fatura + Stok + Kargo)	Otomatik fatura, sipariş senkronizasyonu, pazar yerleriyle çift yönlü entegrasyon	Birden fazla platformda satış yapan KOBİ’ler

2. Satış Yapmak İstediğiniz Pazaryerine Ücretsiz Şekilde Entegre Oluyor mu?

Yazılımların altyapısını genel olarak anladıysak, en iyi muhasebe programı seçiminde kritik olan diğer bir konuya geçebiliriz: pazaryerleri entegrasyonu. Pek çok muhasebe yazılımları Trendyol, Hepsiburada, Amazon gibi önemli pazaryerlerine kolay ve ücretsizce entegre olabilir. Ancak seçim yapmadan önce ilgili muhasebe programının, satış yapmak istediğiniz pazaryerine ücretsiz şekilde entegre olup olmadığını kontrol etmelisiniz.

3. E-Ticaret Altyapınızla Entegre Oluyor mu?

Muhasebe programları e-ticaret altyapılarına entegre olarak satış, iade, stok durumu gibi muhasebe kayıtlarının otomatik şekilde güncellenmesi mümkün hale gelir. Popüler olan İkas, Woocommerce, Shopify gibi e-ticaret altyapılarına piyasadaki pek çok muhasebe yazılımı entegre olsa da, seçim yapmadan önce gerekli kontrolleri yapmalısınız.

4. Aradığınız Özellik Hangi Paket ve Fiyatlandırma ile Sunuluyor?

Muhasebe yazılımları gerekli özellikleri farklı paket ve fiyatlarla sağlıyor. Örneğin banka hesaplarındaki hareketlerin muhasebe programına otomatik olarak işlenmesi için ilgili entegrasyon daha üst bir pakette sunulabilir. Ayrıca muhasebe programları e-fatura işlemleriniz için size bir e-kontör limiti koyar. Bu limit de daha üst paketlere geçtikçe artar.

E-ticaret firmanız için öncelikli olan özelliklere ve aylık işlem hacminize bakarak farklı paketleri incelemeli ve fiyat teklifleri almalısınız.

5. Stok ve Envanter Takibini Ne Kadar Otomatik Yapabiliyor?

E-ticaret firmaları için sunulan muhasebe programları, her satışta stoktan düşme gibi genel özellikleri sağlıyor. Elbette bunun otomatik olarak gerçekleşmesi için pazaryeri entegrasyonun olması şart.

Ancak bunların yanı sıra bazı gelişmiş özellikler de firmanızın kârlılığı ve verimliliği için önemli olabilir. Örneğin belli bir stok sayısı altına düşünce uyarı verme, çoklu depoları yönetme, renk ve beden gibi varyantları ekleme, güncelleme ve takip etme gibi özellikleri ne kadar etkili şekilde gerçekleştirdiğini de incelemelesiniz. Firmanız için en iyi muhasebe programı seçimi bu doğrultuda şekillenmelidir.

6. Raporları Ne Kadar Detaylı?

Muhasebe programlarının sağladığı bir diğer fayda da firmanızın mali durumunu kolay ve hızlı şekilde özetleyen raporlama özelliği. Örnek raporlar şu şekilde listelenebilir:

• Cari hesap raporları
• Stok raporu
• Nakit akış
• Kâr-zarar raporu
• Vergi raporları
• Satış performans raporları

Bu raporlara erişmek istiyorsanız seçeceğiniz muhasebe yazılımının bu konuda desteği olup olmadığını veya nasıl bir ek ücretle sunulduğunu öğrenebilirsiniz.

7. Müşteri Destek Birimi Efektif Çalışıyor mu?

Belki de tüm işimizi emanet ettiğimiz muhasebe programları, bir sorun nedeniyle aksadığında ya da bir desteğe ihtiyaç duyduğumuzda bizlere hızlı şekilde yardım edebilmelidir. Belki de yaşadığımız ufak bir sorun, tüm gün boyu satış yapmamızı engelleyebilir. Bu gibi büyük sorunları engellemek adına seçeceğiniz muhasebe yazılımının sizlere ne gibi bir müşteri desteği sağladığını iyice araştırın.

Bunun için hizmeti incelemenin yanı sıra Şikayetvar ya da Ekşi Sözlük gibi platformlardan diğer müşterilerin yorumlarını incelemek size daha net yanıtlar sağlayabilir.

8. Mobil Uygulama Desteği

E-ticaret işletmecilerinin aradığı bir diğer kolaylık da mali durumlarını diledikleri yerden takip edebilmeleridir. Bu noktada mobil uygulama desteğinin olup olmaması ya da kullanılabilirliği gibi kriterleri de değerlendirmenizi tavsiye ediyoruz. Böylece firmanız için en iyi muhasebe programı seçimi daha isabetli olacaktır.

9. Ölçeklenebiliyor mu?

En iyi muhasebe programı seçimi esnasında ölçeklenebilirliği de göz önünde bulundurun. Her zaman mevcutta kullandığınız paketin bir üst alternatiflerini de inceleyin. Çünkü işleriniz ve satışlarınız arttıkça, muhasebe yazılımınızı da bu büyümeye uygun şekilde ölçeklendirebilmelisiniz. Böyle bir durumda muhasebe yazılımı sağlayıcınız size uygun bir geçiş seçeneği sunamazsa, tamamen farklı bir sisteme geçmek zorunda kalabilirsiniz. Bu da yalnızca operasyonel bir yük oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda verimlilik kaybına da yol açabilir.

10. Kullanımı Yeterince Kolay mı?

Muhasebe programları çok fazla işlem, ekran ve özellik barındırdığı için oldukça karmaşık arayüzlere sahip olabilir. Bunun yanında bazı yazılımlar kurulum gerektirdiği için de zorluk yaratabilir. Bu yüzden en iyi muhasebe programını seçerken size en içgüdüsel kullanımı sağlayan ve kurulumu kolay alternatiflere de göz atmanızı tavsiye ediyoruz.

Özetle En İyi Muhasebe Programı Seçimi

Bu içerikte e-ticaret firmaları için bir rehber hazırladık. Konumuz ise en iyi muhasebe programları ve seçimi oldu. Çünkü çok farklı altyapılarda, özelliklerle, arayüzlerle ve fiyatlarda muhasebe programları varken arasından seçim yapmak oldukça zorlu. Bunun nedeni ise bu seçim sonrasında memnun kalmazsanız başka bir programa geçmek oldukça zorlu ve hem nakit hem vakit kaybettiricidir. Peki en iyi muhasebe programı nasıl seçilir? Elbette 10 kriteri ve ihtiyaçlarınıza nasıl yanıt sağladığını değerlendirerek. Bu 10 kriteri ise şöyle sıraladık:

1. Altyapı uygunluğu
2. Pazaryeri entegrasyonu
3. E-ticaret alyapısına uyumluluk
4. Paketler ve fiyatlar
5. Stok yönetimi
6. Raporlama
7. Müşteri desteği
8. Mobil uygulama
9. Ölçeklenebilirlik
10. Kullanım kolaylığı

Ayrıca Türkiye’de en çok kullanılan ve en iyi muhasebe yazılımlarına daha detaylı şekilde inceleyebilirsiniz. İyinin iyisini aradığımız bir sonraki içeriğe değin hoşça kalın!

Sık Sorulan Sorular

1. Muhasebe Programları Nelerdir?

Muhasebe programları firmanızın stok durumundan vergilerine kadar tüm mali süreçlerinizi yönetmeye yarayan oldukça kolay, hızlı ve otomatik kullanım sağlayan yazılımlardır. Bunlardan en çok bilinenleri Logo, Uyumsoft ve Odoo gibi markalardır.

2. Ön Muhasebe Programları Nelerdir?

Firmaların günlük finansal işlemlerini takip etmesini sağlayan muhasebe yazılımlarıdır. Logo İşbaşı, Paraşüt ve Kolaybi gibi ön muhasebe programları en çok tercih edilenlerdir.

3. Muhasebe Paket Programları Nelerdir?

Muhasebe paket programları ise çoklu özelliklerle beraber stok, üretim, insan kaynakları, bordro, finansal raporlama ve vergi takibi gibi konularda yardım sağlayan yazılımlardır. Pek çok muhasebe programı, muhasebe paket programı olarak hizmet sağlar.

4. Muhasebe Programları Ne İşe Yarar?

Muhasebe programları otomatik stok takibi, kargo süreçleri yönetimi, fatura kesimi, vergi hesaplama, gelir-gider analizi gibi birçok işlemi şirketin mali ihtiyaçları ve işlem hacmine göre yönetmeyi, takip etmeyi ve raporlamayı sağlar.